Hinweisgebersystem auf www.rietmann.de
Verantwortliches, faires und nachhaltiges Geschäftshandeln sind für unser Unternehmen seit jeher oberstes Gebot und Bestandteil der Rietmann-Werte. Wir sind überzeugt davon, dass nur ein solches unternehmerisches Handeln zu einem langfristigen Erfolg führt. Dieses Ziel können wir im globalen Wettbewerb jedoch nur gemeinsam mit unseren Mitarbeitern und Geschäftspartnern erreichen. Deshalb fordern wir von diesen die Einhaltung von Gesetzen, von Menschenrechten sowie von Umwelt- und Sozialstandards.
Verstöße gegen geltendes Recht oder gegen interne Regelungen gefährden unseren langfristigen Unternehmenserfolg. Um von möglichen Rechtsverletzungen frühzeitig Kenntnis zu erlangen, bieten wir damit unseren Mitarbeitenden, Partnern (Kunden, Lieferanten, Dienstleistern etc.) und sonstigen Dritten die Möglichkeit, Missstände innerhalb der Firma Rietmann diskret und sicher zu melden.
Das Rietmann Hinweisgebersystem dient als Frühwarnsystem, über das Hinweise auf mögliche Verstöße gegen geltendes Recht und gegen interne Regelungen gemeldet werden können. Die unabhängige Hinweisgeberstelle unterhält und verantwortet das Hinweisgebersystem im Auftrag der Geschäftsführung.
Alle eingegangenen Hinweise werden umfassend analysiert und aufgeklärt. Maßnahmen zur Prävention zukünftiger Verstöße werden erarbeitet und in unsere Geschäfts- und Arbeitsprozesse implementiert.
Ihnen als Hinweisgeber oder Melder sichert das Hinweisgeberschutzgesetz neben der vertraulichen Behandlung Ihrer Meldung v.a. Schutz vor negativen Folgen und Repressalien zu.
Rechtlicher Hintergrund
Am 02.07.2023 ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft getreten. Das Gesetz schützt sogenannte „Whistleblower“ (Hinweisgeber) vor möglichen Repressalien im Unternehmen. Ziel ist, unternehmensinterne Missstände möglichst schnell aufzudecken und zu beseitigen.
Informationen zum Gesetz finden Sie auf den Seiten des Bundesministeriums der Justiz.
[https://www.gesetze-im-internet.de/hinschg/]
Typische Themen beim Whistleblowing
Der Hinweisgeber-Service der Theodor Rietmann GmbH wurde entwickelt, um mögliche Verstöße gegen geltendes Recht und gegen interne Regelungen zu melden. Beispiele:
- Steuerhinterziehung, Bestechung, Korruption
- Diskriminierung, sexuelle Belästigung,
- Gesundheit, Sicherheit, Umwelt,
- Datenschutz, Netz- und Informationssicherheit,
- Diebstahl,
- Allgemeine Gesetzesverstöße,
- Verstöße durch Geschäftspartner, etwa Verhalten von Lieferanten mit menschenrechtlichen oder umweltschutzbezogenen Risiken.
Ablauf
Die Nutzung des Hinweisgeber-Service der Theodor Rietmann GmbH ist vertraulich. Ihre Identität müssen Sie dabei nicht offenlegen. Sie sollten uns aber so viele Informationen wie möglich zur Verfügung stellen, damit wir Ihrem Hinweis bestmöglich nachgehen können und bei Rückfragen mit Ihnen kommunizieren können.
Damit Sie bei Ihrem Hinweis keinen Fingerabdruck auf IT-Systemen der Theodor Rietmann GmbH hinterlassen (der Sie ggf. identifizierbar macht), sollten Sie unser beschreibbares PDF-Dokument auf Ihrem privaten PC bearbeiten und über Ihren privaten E-Mail-Account an unseren Hinweisgeber-Service (rietmann@hinweisgeberservice.net) senden. Die Bearbeitung eingehender Meldungen erfolgt durch unseren Datenschutzbeauftragten.
Sofern Sie ein Fehlverhalten des Hinweisgeber-Service oder unseres externen Datenschutzbeauftragten melden möchten, senden Sie Ihre Meldung bitte an j.kumpch@rietmann.de oder an eine externe Meldestelle.
Ihre Informationen werden vom Hinweisgeber-Service gesichtet und gemeinsam mit dem betroffenen Fachbereich analysiert. Ihre Identität wird dabei nicht offengelegt.
Nutzen Sie bitte vorrangig unsere interne Meldestelle. Das ermöglicht uns eine direkte und schnelle Einflussnahme.
Selbstverständlich ist es Ihnen freigestellt, eine externe Meldestelle zu nutzen.
Inhalt Ihrer Meldung
Ihre Meldung sollte so viele Informationen und Details wie möglich zum Vorfall beinhalten:
- Was ist Ihr Anliegen? (Möglichst umfassende Beschreibung des Vorfalls)
- Wann ist es passiert? (Datum, Uhrzeit)
- Wo ist es passiert? (Ort des Vorfalls)
- Wer ist beteiligt oder betroffen? (Namen der beteiligten Personen)
- Namen aller Zeugen (falls gegeben)
- Details, Beweise, Fotos
Wie erfolgt die Meldung
Nutzen Sie bitte zur Abgabe Ihrer Meldung vorrangig die interne Meldestelle der Theodor Rietmann GmbH. Das ermöglicht uns eine direkte und schnelle Einflussnahme.
Download PDF-Datei: HIER
Kontakt zur internen Meldestelle: rietmann@hinweisgeberservice.net
Wenn Sie Ihre Meldung Ende-zu-Ende verschlüsseln wollen, nutzen Sie bitte den öffentlichen Schlüssel (Fingerabdruck) der Hinweisgeberstelle: B0BD 3CF0 834D 54D6 F436 F34A 6B72 5EAB 61D0 4B33
Selbstverständlich ist es Ihnen freigestellt, eine externe Meldestelle zu nutzen:
PDF-Vorlage für eine Meldung
Nutzen Sie gerne unser PDF-Formular zum Melden eines Vorfalls / einer Beobachtung.
Bitte senden Sie das ausgefüllte Formular per E-Mail an unseren Hinweisgeber-Service: rietmann@hinweisgeberservice.net
FAQ – häufig gestellte Fragen
Warum sollte ich Fehlverhalten melden?
Um die Theodor Rietmann GmbH in ihrem Bestreben zu stärken, als verlässliches, integeres und rechtskonform handelndes Unternehmen aufzutreten, das mit seinen Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten respekt- und vertrauensvoll umgeht und dadurch faire, sichere und integre Arbeitsplätze gewährleistet. Fehlverhalten kann einen negativen Effekt auf die Arbeitsumgebung und Reputation haben. Durch das Melden von Fehlverhalten können Sie mithelfen, z.B. durch Aufdeckung von Betrugsfällen, monetärem Schaden vorzubeugen und den Mitarbeitern ein sicheres Arbeitsumfeld zu erhalten.
Kann ich anonym bleiben?
Eine gesetzliche Verpflichtung hierzu gibt es nicht. Durch die Nutzung von IT-Systemen sind Sie ggf. identifizierbar. In manchen Fällen ist es auch nicht möglich, anonym zu bleiben, weil sich Ihre Identität aus den übermittelten Informationen ergeben kann.
Wir werden aber stets versuchen, Ihren Wunsch nach Anonymität zu respektieren. Wir legen Ihre Identität nur dann offen, wenn dazu eine zwingende rechtliche Verpflichtung besteht.
Was passiert, wenn ich eine Meldung abgebe?
Ihre Meldung an die interne Meldestelle erfolgt per E-Mail. Ihre Meldung wird dort bearbeitet. Sofern im Rahmen der Bearbeitung Ihrer Meldung der betroffene Fachbereich eingeschaltet wird, erfolgt dies ohne Preisgabe Ihrer Identität.
Welche Informationen muss ich dem Hinweisgeber-Service geben?
Geben Sie dem Hinweisgeber-Service der Theodor Rietmann GmbH so viele Informationen wie möglich, z.B.:
- Namen der beteiligten Personen
- Namen aller Zeugen (falls gegeben)
- Datum, Uhrzeit und Ort des Vorfalls bzw. der Vorfälle
- Details zu möglichen Beweisen
- Geldbeträge / Vermögensgegenstände in diesem Zusammenhang
- Häufigkeit des Vorfalls
Was ist, wenn ich einen Verdacht habe, mir aber nicht sicher bin?
Die meisten gemeldeten Fälle werden durch die Meldung ehrlicher Menschen aufgedeckt, die sich anfangs hinsichtlich der Faktenlage nicht ganz sicher waren. Es wird nicht von Ihnen erwartet, dass Sie jedes Detail kennen. Es reicht vollkommen aus, wenn Sie darüber berichten, was Sie wissen. In Zweifelsfällen kennzeichnen Sie Ihre Meldung als Vermutung oder Aussage dritter Personen.
Werde ich nach der Meldung eines Vorfalls in irgendeiner Weise involviert sein?
Nach Abgabe Ihrer Meldung müssen Sie sich nicht weiter damit befassen. Wenn Sie jedoch neue oder zusätzliche Informationen haben oder Änderungen an Ihrer ursprünglichen Meldung vornehmen wollen, dann können Sie sich erneut mit dem Hinweisgeber-Service in Verbindung setzen.
Persönliche Zusammenkunft
Sofern Sie ein persönliches Gespräch bevorzugen, stimmen Sie bitte einen Termin mit der Hinweisgeberstelle ab. Das Gespräch kann an einem neutralen Ort stattfinden.
Bekomme ich eine Belohnung für die Meldung von Fehlverhalten?
Nein
Wie oft kann ich den Hinweisgeber-Service der Theodor Rietmann GmbH kontaktieren?
Sie können den Hinweisgeber-Service der Theodor Rietmann GmbH so oft, wie Sie möchten bzw. wie Sie es für erforderlich halten, kontaktieren.
Werden Strafverfolgungsbehörden über Meldungen informiert?
Im Einzelfall können im Rahmen der Untersuchungen auch Strafverfolgungsbehörden eingeschaltet werden.
Wird es nach der Meldung zu einem Untersuchungsverfahren kommen?
Ob es zu einer Untersuchung kommt oder nicht, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z.B. von den bereitgestellten Informationen, den Details, der Dokumentation des Vorgangs. Die Theodor Rietmann GmbH entscheidet im Rahmen der Bearbeitung der Meldung über die erforderlichen Maßnahmen.
Welche personenbezogenen werden bei einer Meldung gesammelt?
Wenn Sie den Hinweisgeber-Service der Theodor Rietmann GmbH kontaktieren, werden Ihre personenbezogenen Daten nur soweit erfaßt, wie Sie diese angeben. Dies gilt auch für Informationen bzgl. anderer Personen im Zusammenhang mit dem Vorfall. Die Datenverarbeitung des Hinweisgeber-Service erfolgt außerhalb der IT-Systeme der Theodor Rietmann GmbH bei einem Dienstleister.
Wir empfehlen Ihnen, keine Daten zum Vorgang (z.B. die ausgefüllte PDF-Datei) auf einem IT-System der Theodor Rietmann GmbH zu speichern, sondern auf Ihrem privaten PC.
Was passiert, wenn ich vorsätzlich eine Falschmeldung abgebe?
Hinweisgeber, denen nachgewiesen wird, dass sie wissentlich falsche Informationen gemeldet und offengelegt haben, können sanktioniert werden.
Dann kann der Hinweisgeber zum Ersatz des Schadens verpflichtet werden, der aus einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Meldung entstanden ist (§ 38 HinSchG).