Système de signalement sur www.rietmann.de
Une conduite commerciale responsable, équitable et durable a toujours été la priorité absolue de notre entreprise et fait partie intégrante des valeurs de Rietmann. Nous sommes convaincus que seule une telle approche entrepreneuriale mène à un succès à long terme. Toutefois, dans le cadre de la concurrence mondiale, nous ne pouvons atteindre cet objectif qu’en collaboration avec nos collaborateurs et nos partenaires commerciaux. C’est pourquoi nous exigeons de leur part le respect des lois, des droits de l’homme ainsi que des normes environnementales et sociales.
Les violations du droit en vigueur ou des réglementations internes compromettent le succès à long terme de notre entreprise. Afin de prendre connaissance au plus tôt d’éventuelles infractions, nous offrons à nos collaborateurs, partenaires (clients, fournisseurs, prestataires, etc.) et autres tiers la possibilité de signaler des irrégularités au sein de la société Rietmann de manière discrète et sécurisée.
Le système de signalement de Rietmann sert de système d’alerte précoce permettant de signaler d’éventuelles violations du droit en vigueur et des réglementations internes. Le service de signalement indépendant gère et assume la responsabilité du système de signalement pour le compte de la direction.
Tous les signalements reçus sont analysés et clarifiés de manière exhaustive. Des mesures de prévention des violations futures sont élaborées et mises en œuvre dans nos processus commerciaux et de travail.
En tant que lanceur d’alerte ou déclarant, la loi sur la protection des lanceurs d’alerte vous garantit, outre le traitement confidentiel de votre signalement, une protection contre les conséquences négatives et les mesures de rétorsion.
Contexte juridique
Le 02/07/2023, la loi sur la protection des lanceurs d’alerte (HinSchG) est entrée en vigueur. Cette loi protège les « lanceurs d’alerte » contre d’éventuelles représailles au sein de l’entreprise. L’objectif est de détecter et d’éliminer le plus rapidement possible les irrégularités internes à l’entreprise.
Vous trouverez des informations sur la loi sur les pages du ministère fédéral de la Justice.
[https://www.gesetze-im-internet.de/hinschg/]
Thèmes typiques du whistleblowing
Le service de signalement de Theodor Rietmann GmbH a été conçu pour signaler d’éventuelles violations du droit en vigueur et des réglementations internes. Exemples :
- Évasion fiscale, corruption, pots-de-vin
- Discrimination, harcèlement sexuel,
- Santé, sécurité, environnement,
- Protection des données, sécurité des réseaux et des systèmes d’information,
- Vol,
- Violations générales de la loi,
- Violations par des partenaires commerciaux, par exemple le comportement de fournisseurs présentant des risques liés aux droits de l’homme ou à la protection de l’environnement.
Procédure
L’utilisation du service de signalement de Theodor Rietmann GmbH est confidentielle. Vous n’êtes pas obligé de révéler votre identité. Vous devriez toutefois nous fournir autant d’informations que possible afin que nous puissions donner la meilleure suite possible à votre signalement et communiquer avec vous en cas de questions.
Afin de ne pas laisser d’empreinte numérique sur les systèmes informatiques de Theodor Rietmann GmbH (ce qui pourrait vous identifier), vous devriez remplir notre document PDF sur votre ordinateur personnel et l’envoyer via votre compte de messagerie privé à notre service de signalement (rietmann@hinweisgeberservice.net). Le traitement des signalements entrants est effectué par notre délégué à la protection des données.
Si vous souhaitez signaler un comportement inapproprié du service de signalement ou de notre délégué externe à la protection des données, veuillez envoyer votre signalement à j.kumpch@rietmann.de ou à un organisme de signalement externe.
Vos informations seront examinées par le service de signalement et analysées conjointement avec le service concerné. Votre identité ne sera pas révélée au cours de ce processus.
Veuillez utiliser en priorité notre service de signalement interne. Cela nous permet d’intervenir directement et rapidement.
Il vous est bien entendu loisible de faire appel à un organisme de signalement externe.
Contenu de votre signalement
Votre signalement doit contenir autant d’informations et de détails que possible sur l’incident :
- Quel est l’objet de votre demande ? (Description la plus complète possible de l’incident)
- Quand cela s’est-il produit ? (Date, heure)
- Où cela s’est-il passé ? (Lieu de l’incident)
- Qui est impliqué ou concerné ? (Noms des personnes impliquées)
- Noms de tous les témoins (le cas échéant)
- Détails, preuves, photos
Comment s’effectue le signalement
Pour soumettre votre signalement, veuillez utiliser en priorité le service de signalement interne de Theodor Rietmann GmbH. Cela nous permet d’intervenir directement et rapidement.
Télécharger le fichier PDF : ICI
Contact du service de signalement interne : rietmann@hinweisgeberservice.net
Si vous souhaitez crypter votre signalement de bout en bout, veuillez utiliser la clé publique (empreinte numérique) du service de signalement : B0BD 3CF0 834D 54D6 F436 F34A 6B72 5EAB 61D0 4B33
Il vous est bien entendu loisible de faire appel à un organisme de signalement externe :
Modèle PDF pour un signalement
N’hésitez pas à utiliser notre formulaire PDF pour signaler un incident / une observation.
Veuillez envoyer le formulaire rempli par e-mail à notre service de signalement : rietmann@hinweisgeberservice.net
FAQ – Foire aux questions
Afin de renforcer Theodor Rietmann GmbH dans sa volonté d’agir comme une entreprise fiable, intègre et respectueuse de la loi, qui traite ses collaborateurs, clients et fournisseurs avec respect et confiance, garantissant ainsi des emplois équitables, sûrs et intègres. Un comportement inapproprié peut avoir un effet négatif sur l’environnement de travail et la réputation. En signalant un comportement inapproprié, vous pouvez aider, par exemple en détectant des cas de fraude, à prévenir des dommages financiers et à maintenir un environnement de travail sûr pour les collaborateurs.
Il n’existe aucune obligation légale à cet égard. L’utilisation de systèmes informatiques peut éventuellement permettre de vous identifier. Dans certains cas, il n’est pas non plus possible de rester anonyme, car votre identité peut découler des informations transmises.
Nous essaierons toutefois toujours de respecter votre souhait d’anonymat. Nous ne révélons votre identité que s’il existe une obligation légale impérieuse de le faire.
Votre signalement au service interne s’effectue par e-mail. Votre signalement y est traité. Si le service concerné est sollicité dans le cadre du traitement de votre signalement, cela se fait sans révéler votre identité.
Donnez au service de signalement de Theodor Rietmann GmbH autant d’informations que possible, par exemple :
- Noms des personnes impliquées
- Noms de tous les témoins (le cas échéant)
- Date, heure et lieu de l’incident ou des incidents
- Détails sur les preuves éventuelles
- Montants d’argent / actifs en rapport avec l’incident
- Fréquence de l’incident
La plupart des cas signalés sont découverts grâce au signalement de personnes honnêtes qui, au départ, n’étaient pas tout à fait sûres des faits. On ne s’attend pas à ce que vous connaissiez chaque détail. Il suffit amplement de rapporter ce que vous savez. En cas de doute, signalez votre déclaration comme une supposition ou une déclaration de tiers.
Une fois votre signalement déposé, vous n’avez plus à vous en occuper. Toutefois, si vous disposez d’informations nouvelles ou supplémentaires ou si vous souhaitez apporter des modifications à votre signalement initial, vous pouvez reprendre contact avec le service de signalement.
Si vous préférez un entretien personnel, veuillez convenir d’un rendez-vous avec le service de signalement. L’entretien peut avoir lieu dans un endroit neutre.
Vous pouvez contacter le service de signalement de Theodor Rietmann GmbH aussi souvent que vous le souhaitez ou que vous le jugez nécessaire.
Dans certains cas, les autorités de poursuite pénale peuvent également être sollicitées dans le cadre des enquêtes.
L’ouverture ou non d’une enquête dépend de divers facteurs, tels que les informations fournies, les détails, la documentation de l’incident. Theodor Rietmann GmbH décide des mesures nécessaires dans le cadre du traitement du signalement.
Lorsque vous contactez le service de signalement de Theodor Rietmann GmbH, vos données à caractère personnel ne sont enregistrées que dans la mesure où vous les indiquez. Cela s’applique également aux informations concernant d’autres personnes en rapport avec l’incident. Le traitement des données du service de signalement s’effectue en dehors des systèmes informatiques de Theodor Rietmann GmbH, chez un prestataire de services.
Nous vous recommandons de ne pas enregistrer de données relatives à l’incident (par exemple le fichier PDF rempli) sur un système informatique de Theodor Rietmann GmbH, mais sur votre ordinateur personnel.
Les lanceurs d’alerte dont il est prouvé qu’ils ont sciemment signalé et divulgué de fausses informations peuvent être sanctionnés.
Le lanceur d’alerte peut alors être tenu de réparer le dommage résultant d’un signalement intentionnel ou commis par négligence grave (§ 38 HinSchG).